Política de Privacidade
Nestes termos encontrarão as políticas de privacidade deste website e as políticas de privacidade do Portal YO!
Politica de Privacidade deste Website
(Atualizada a 22/09/2023)
Introdução
Bem-vindo ao nosso website! A KnowledgeWorks, criadora do Portal YO! e membro do Grupo Wondercom, valoriza a privacidade e a proteção dos dados dos seus utilizadores e visitantes. Este website é uma plataforma que possibilita a aquisição de licenças para o uso do Portal YO!, uma ferramenta multifuncional de gestão de recursos humanos.
Compromisso com a Privacidade
Comprometemo-nos em proteger a privacidade e a integridade das informações dos utilizadores do nosso website. Esta Política de Privacidade explica como recolhemos, usamos e protegemos as informações recolhidas através do website, especificamente durante o processo de compra de licenças.
Informações Recolhidas
- Informações Pessoais: Recolhemos informações tais como mas não limitadas a nome, nome da empresa, NIF da empresa, morada de facturação, endereço de e-mail, número de telefone e informações de pagamento durante a criação de uma conta ou processo de compra.
- Informações de Uso: Recolhemos informações das suas visitas e interações no nosso website, tais como cliques e visualizações de página.
- Cookies e Tecnologias Semelhantes: Utilizamos cookies, pixels do Facebook e tags do Google para recolher informações sobre o uso do nosso website, de maneira a conseguirmos providenciar o melhor serviço possível.
Uso das Informações Recolhidas
Utilizamos as informações recolhidas para:
- Processar transações e gerir subscrições.
- Personalizar e melhorar a experiência do utilizador no website.
- Enviar comunicações, com o consentimento obtido.
- Otimizar o nosso website e serviços oferecidos.
Segurança
O nosso website tem todos os procedimentos e encriptações adequadas para proteger as informações recolhidas contra acesso ou divulgação não autorizados.
Cookies e Tecnologias Semelhantes
Os utilizadores podem controlar ou recusar o uso de cookies e outras tecnologias semelhantes nas configurações de seus navegadores. Salientamos que tal ação pode afetar a funcionalidade do website.
Direitos do Utilizador
Os utilizadores têm direitos de aceder, corrigir ou apagar as suas informações pessoais. Para exercer esses direitos, por favor, entre em contacto connosco.
Alterações à Política de Privacidade
Podemos atualizar esta Política de Privacidade periodicamente. Quaisquer alterações serão publicadas no nosso website.
Contacto
Para quaisquer questões ou esclarecimentos relativos a esta Política de Privacidade, por favor, entre em contacto connosco através dos meios fornecidos no website.
Consentimento
Ao usar o nosso website, você concorda com a recolha e uso de informações conforme estabelecido nesta Política de Privacidade.
Aconselhamos a leitura atenta desta Política de Privacidade e das suas atualizações, para manter-se informado sobre as práticas de privacidade do nosso website.
Política de Privacidade do Portal YO!
(Atualizada a 27/12/2023)
INTRODUÇÃO
O Portal YO! é uma ferramenta de gestão de recursos humanos que pretende otimizar a comunicação entre as empresas e os seus colaboradores, permitindo, de uma forma simples e intuitiva, facilitar a realização de várias operações relacionadas com a execução dos contratos de trabalho e prestação de serviços (registar a assiduidade e pontualidade, marcar férias, registar ausências e respetivas justificações, solicitar reembolso de despesas, requerer utilização de equipamentos, gestão de projetos, etc.).
É uma solução multi-cliente na qual todas as funcionalidades desenvolvidas estão disponíveis para todas as empresas que adquirem o Portal.
O Portal YO! foi criado e é desenvolvido e fornecido pela KnowledgeWorks – Consultoria em Sistemas de Informação Lda. – doravante KnowledgeWorks - empresa pertencente ao Grupo Wondercom.
A KnowledgeWorks reconhece a importância da privacidade e da proteção dos dados pessoais de todos os utilizadores do Portal Yo!, sendo uma das suas prioridades a integridade e segurança das informações partilhadas e geradas na aplicação.
Note-se que, nos casos em que a KnowledgeWorks fornecer o Portal Yo! a empresas fora do Grupo Wondercom, esta não será a Responsável pelo Tratamento dos dados pessoais inseridos na aplicação pelos Clientes e Utilizadores, assumindo, quanto ao tratamento de tais dados, a posição de Subcontratante, agindo sempre em nome do Cliente e nos termos de um Acordo de Proteção de Dados. Nestas circunstâncias, o Cliente será totalmente responsável pelo cumprimento das obrigações legais inerentes ao seu papel de Responsável pelo Tratamento, no âmbito dos dados dos seus colaboradores.
Esta Política de Privacidade explica, a quem utiliza a plataforma YO!, como os seus dados pessoais são recolhidos, usados e partilhados no âmbito da mesma.
Aconselha-se a leitura desta Política de Privacidade e das respetivas atualizações.
1.DEFINIÇÕES
- Clientes YO!/ Empresa Cliente/Cliente: entidades que adquirem à KnowledgeWorks o serviço fornecidos pelo Portal Yo!;
- Conta: uma conta criada no Portal, que permite a uma pessoa aceder e usar os Serviços, incluindo contas de Administrador e contas de Utilizador;
- Conta de Administrador: as contas do cliente para fins de gestão quer da utilização da plataforma pelo cliente, quer de todas as contas de utilizador do cliente.
- Conta do Utilizador: a conta acessível pelos utilizadores do Cliente do Portal, cada utilizador tendo uma conta separada com Detalhes de Conta pessoais;
- Dados / Informações: todos os dados e materiais carregados, armazenados, disponibilizados ou fornecidos pelo Cliente no Portal ou pelos utilizadores no Portal ou gerados pelo Portal e /ou Cliente e Utilizadores, como resultado do uso dos Serviços;
- Dono da Conta / Cliente / Empresa Cliente: organização/empresa/pessoa que adquiriu a Solução e que gere as configurações da mesma, determinando os seus Utilizadores;
- Serviços: os serviços escolhidos pelo Cliente e todos os desempenhos e funcionalidades que lhes digam respeito fornecidos pela KnowledgeWorks, incluindo a gestão, disponibilidade e operação da Plataforma;
- Utilizador da Aplicação: qualquer pessoa para quem o Cliente criou uma conta para ter acesso ao Portal e que concordou com a Política de Privacidade e com os Termos e Condições da mesma.
No mais, quanto aos conceitos que não se encontrem integrados e para efeitos de interpretação da presente Política de Privacidade, aplicar-se-ão as definições estabelecidas no Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril de 2016 e respetiva legislação nacional de execução (Lei n.º 58/2019 e Lei n.º 59/2019, ambas de 8 de agosto).
2. ÂMBITO E OBJECTIVO DESTA POLÍTICA
A presente Política de Privacidade pretende demonstrar o compromisso e respeito para com as regras de privacidade e de proteção de dados pessoais no Portal Yo!, aplicando-se à utilização do mesmo e fornecendo informações aos seus utilizadores sobre o tratamento de dados efetuado no seu âmbito.
3. RESPONSÁVEL PELO TRATAMENTO E SUBCONTRATANTE
A. Utilização do Portal Yo! no âmbito do Grupo Wondercom
Nos casos em que o Portal YO! é utilizado pelas empresas do Grupo Wondercom, no âmbito da gestão dos respetivos recursos humanos, são co-Responsáveis pelo Tratamento:
- Wondercom, Gestão de Projetos e Equipamentos de Informação e Telecomunicações Lda., sociedade com o NIPC 506845303, com sede em Campus do Lumiar Edifício K 1, Estrada do Paço do Lumiar 1649-038 Lisboa.
- Knowledgeworks - Consultoria Em Sistemas de Informação Lda., sociedade com o NIPC 507869931, com sede em Campus do Lumiar - Edif. K1, Estrada Paço do Lumiar, 1649-038 Lisboa.
Contacto Encarregado de Proteção de Dados: dpo@wondercom.pt
B. Utilização do Portal YO! por Empresas Clientes
Nos casos em que os serviços fornecidos pelo Portal YO! são adquiridos à Knowledgeworks por uma Empresa Cliente, é esta que assume a posição de Responsável pelo Tratamento dos dados pessoais inseridos e gerados no portal, cabendo-lhe definir:
- Quais os Dados Pessoais que devem ser tratados;
- Quais as Finalidades para as quais os Dados Pessoais são tratados; e,
- Quais os meios a aplicar para o tratamento dos Dados Pessoais.
Nestas circunstâncias a KnowledgeWorks assume a posição de Subcontratante, quanto ao tratamento dos dados pessoais inseridos e gerados no Portal, agindo sempre por conta do Cliente e de acordo com as instruções deste.
4. OUTROS SUBCONTRATANTES
Tendo em conta o definido com o Cliente, a KnowledgeWorks poderá subcontratar quaisquer empresas, nomeadamente, outras empresas do grupo Wondercom, para que efetuem operações de tratamento de dados por sua conta. Nestes casos, a KnowledgeWorks garante que os Subcontratantes estão obrigados às mesmas regras de segurança e privacidade que constam desta Política.
5. DADOS PESSOAIS RECOLHIDOS E TRATADOS NO PORTAL YO!
O Portal Yo! efetua, em nome do Responsável pelo Tratamento, o processamento dos seguintes dados pessoais dos Titulares dos Dados:
6. FUNDAMENTOS JURÍDICOS PARA O TRATAMENTO
Os dados pessoais dos Utilizadores do Portal Yo! são sempre tratados no estrito cumprimento da lei. De acordo com o RGPD, para que seja lícito tratar os dados, o Responsável pelo Tratamento deve ter sempre um fundamento de licitude adequado para tal.
A. Nos casos de utilização do Portal Yo! no âmbito da gestão dos Recursos Humanos do Grupo Wondercom, são fundamentos de licitude do tratamento de dados:
B. Nos casos de utilização do Portal Yo! por Empresas Clientes e sendo estas as Responsáveis pelo Tratamento dos dados inseridos e gerados no Portal Yo! pelos respetivos Utilizadores, é da responsabilidade das mesmas demonstrar qual o fundamento jurídico e finalidade aplicável para cada tipo de tratamento de dados efetuado.
7. CATEGORIAS DE TITULARES DOS DADOS
Os dados pessoais dizem respeito às seguintes categorias de titulares de dados:
a) Utilizadores do Portal YO!;
b) Clientes.
8. DURAÇÃO DO TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS
- Os dados pessoais são conservados durante o período de tempo necessário para a realização das finalidades para as quais são tratados, sendo ainda preservados até 6 meses após o cancelamento/não renovação da subscrição, só assim não sendo caso o utilizador manifeste Direito de oposição ao tratamento dos mesmos, nos termos do ponto 11;
- A eliminação de dados e de perfis de Utilizador é da responsabilidade do Responsável pelo Tratamento;
- Sendo descativada uma conta de Utilizador, inclusive se for removida da conta de uma empresa Cliente, e logo que formos disso informados, é efetuado um soft-delete ao Utilizador, passando a estar no estado inativo. Ultrapassados os prazos legais necessários e obtendo essa confirmação por parte do nosso Cliente, removeremos os dados do mesmo. Por outro lado, qualquer Utilizador pode solicitar a eliminação das informações da sua conta, no caso de estarem reunidos os pressupostos para a mesma (por exemplo, ter deixado de trabalhar para a Entidade Empregadora que utiliza o Portal YO!), entrando em contacto através do e-mail dpo@wondercom.pt. Notamos, porém, que não poderemos excluir nenhum conteúdo que tenha sido previamente partilhado no Portal, pelo Utilizador ou por terceiros, relativamente ao Utilizador;
- Acrescentamos, ainda, que apesar de cumprirmos, sempre que aplicáveis, os prazos de conservação legalmente estabelecidos, existem determinadas situações em que podemos ser obrigados a conservar alguns dados por um período mais longo, atendendo, por exemplo, a determinadas obrigações legais, contratuais e/ou interesse legítimo da KnowledgeWorks. De todo o modo, assim que termine o período de necessidade de conservação, os dados serão eliminados, de forma segura, pela KnowledgeWorks.
9. DADOS DE MENORES DE 13 ANOS
O Portal YO! e seu conteúdo não se destinam a menores de 13 anos. Se se verificar o tratamento de dados pessoais de um menor de 13 anos, sem o consentimento dos pais, essas informações serão excluídas, com a maior brevidade possível.
10. DIREITOS DOS TITULARES DOS DADOS
O titular dos Dados Pessoais, utilizador da Portal Yo!, tem direito a solicitar, mediante pedido escrito:
- DIREITO DE ACESSO: os Utilizadores têm o direito de saber se estão, ou não, a ser tratados dados pessoais que lhes digam respeito, qual o tipo de dados em causa, qual a finalidade desse tratamento, se os dados foram transmitidos para terceiros e por quanto tempo serão armazenados;
- DIREITO DE RECTIFICAÇÃO: os Utilizadores têm o direito a requerer a retificação dos seus dados pessoais que estejam desatualizados, incorretos ou incompletos;
- DIREITO AO ESQUECIMENTO: os Utilizadores têm o direito de solicitar o apagamento dos seus dados se estes deixaram de ser necessários para o fim para o qual foram recolhidos, se foi retirado o consentimento (no caso de não existir outro fundamento para o tratamento), se houver oposição ao tratamento (inexistindo interesse legítimo prevalecente) ou se os dados foram alvo de tratamento ilícito.
- DIREITO À LIMITAÇÃO DO TRATAMENTO: os Utilizadores têm o direito de exigir a limitação do tratamento quando: (i) os dados não sejam exatos; (ii) o titular não pretenda que os dados sejam apagados; (iii) os dados já não sejam necessários para a finalidade original, mas ainda não possam ser apagados por motivos legais; (iv) enquanto não existir decisão sobre a objeção do titular ao tratamento.
- DIREITO DE PORTABILIDADE DOS DADOS: os Utilizadores têm o direito de receber, mediante solicitação, uma cópia dos dados fornecidos e de transmitir esses dados para outro responsável pelo tratamento – dentro de determinados padrões de exequibilidade/onerosidade.
- DIREITO DE OPOSIÇÃO: os Utilizadores têm o direito de se opor, em qualquer momento, ao tratamento dos dados pessoais que lhes digam respeito. Uma vez exercido esse direito, o tratamento dos dados cessará imediatamente, a menos que o Responsável pelo Tratamento apresente razões ponderosas e legítimas, que prevaleçam sobre os interesses, direitos e liberdades dos titulares dos dados ou que tais dados sejam necessários para exercício de defesa no âmbito de um processo judicial.
- DIREITO DE RETIRAR O CONSENTIMENTO: nos casos em que o consentimento seja o fundamento jurídico do tratamento de dados, os Utilizadores têm o direito de, em qualquer altura, retirar o consentimento.
- DIREITO DE RECLAMAÇÃO: os Utilizadores têm o direito de apresentar reclamação junto da CNPD (autoridade de controlo), cujos contactos se encontram no site www.cnpd.pt.
Adverte-se que o exercício dos direitos acima referidos pode ser limitado em algumas circunstâncias, por exemplo, em virtude da existência de direitos e liberdades de terceiros, de obrigações legais e/ou contratuais, de confidencialidade e de interesses legítimos prevalecentes da KnowledgeWorks, do Cliente ou de terceiro. Nestas situações, o Utilizador será informado da razão pela qual não será possível atender à sua solicitação.
11. PROCEDIMENTO COM VISTA AO EXERCÍCIO DOS DIREITOS PELO TITULAR
Para exercício dos direitos acima referidos, os titulares dos dados devem contactar o Responsável pelo Tratamento ou o respetivo Encarregado de Proteção de Dados:
M: Campus do Lumiar Edifício K 1, Estrada do Paço do Lumiar, A/C Encarregado de Proteção de Dados
O exercício dos direitos é gratuito.
12. CONFIDENCIALIDADE
A KnowledgeWorks não vende, aluga, distribui, nem disponibiliza comercialmente ou de outra forma os Dados Pessoais a nenhuma entidade terceira, exceto nos casos identificados nos pontos 4. e 14. da presente política.
A KnowledgeWorks preserva a confidencialidade e integridade dos Dados Pessoais que trata e protege-os em conformidade com esta Política e de acordo com a legislação em vigor.
13. PARTILHA DE DADOS
No âmbito da utilização do Portal Yo! os dados pessoais dos Utilizadores podem ser partilhados com:
- A Entidade Empregadora do Utilizador: se este possui uma conta de colaborador, para efeitos de prestação dos serviços decorrentes do Portal Yo!, os dados pessoais serão partilhados com a sua Entidade Empregadora e, dentro desta, com os colaboradores designados para tratar tais dados (por exemplo, Recursos Humanos, superior hierárquico);
- Outras empresas do Grupo Wondercom: por via de um acordo de partilha de dados intragrupo, que cumprirão as regras de proteção de dados e agirão em conformidade com esta Política de Privacidade;
- Subcontratantes: as quais estão vinculadas ao Grupo Wondercom por contrato escrito, apenas podendo tratar Dados Pessoais para os fins especificamente estabelecidos;
- Autoridades judiciais, administrativas, de supervisão ou regulatórias, em cumprimento de obrigações legais e/ou contratuais.
14. TRANSFERÊNCIAS INTERNACIONAIS DE DADOS PESSOAIS
A KnowledgeWorks não operará qualquer transferência de dados pessoais para um País não pertencente ao Espaço Económico Europeu.
15. SEGURANÇA DOS DADOS PESSOAIS
Para garantir a segurança dos dados pessoais dos Utilizadores, a KnowledgeWorks adotou medidas técnicas e organizativas adequadas para a respetiva proteção relativamente a perda, destruição ou danificação, acidental ou ilícita e, bem assim, para assegurar que os dados facultados estão protegidos contra o acesso ou utilização por parte de terceiros não autorizados.
Neste ponto, recomenda-se aos Utilizadores que tenham em atenção algumas medidas adicionais para proteger os seus dados pessoais, por exemplo, utilizar uma password com uma conjugação de letras maiúsculas e minúsculas, números e caracteres especiais; alterar a password com frequência e nunca a partilhar nem a colocar em local visível por terceiros.
16. VIOLAÇÕES DE DADOS PESSOAIS
A. Casos em que a KnowledgeWorks age na qualidade de Responsável pelo Tratamento
Sempre que algum incidente de violação de dados pessoais cause risco para os direitos, liberdades e interesses fundamentais dos seus titulares, a KnowledgeWorks informará a CNPD da ocorrência, com a maior brevidade e num prazo máximo de 72 horas, sob pena de ter de justificar a sua demora.
Sempre que se verifique qualquer tipo de incidente, que seja declarado como violação de dados pessoais, os titulares dos dados violados serão informados – sem demora injustificada - quando a violação represente elevado risco para os seus direitos, liberdades e interesses fundamentais, mediante comunicação escrita em linguagem clara e de fácil compreensão que informe:
1. Dos contactos do Encarregado de Proteção de Dados ou da pessoa responsável dentro da empresa, para que possam ser solicitadas mais informações;
2. Das consequências prováveis da violação ocorrida;
3. Das medidas adotadas ou propostas pelo Responsável pelo Tratamento para reparar a violação de dados pessoais, inclusive, se for caso disso, medidas para atenuar os seus eventuais efeitos negativos
Esta obrigação não é aplicável se medidas técnicas e organizativas existentes ou adotadas forem suficientes e adequadas à tutela dos direitos dos titulares dos dados pessoais, garantam que o elevado risco para estes já não é possível de se concretizar ou se implicar um esforço desproporcionado - caso em que é feita uma comunicação pública para o efeito ou tomada medida semelhante.
Eventuais subcontratantes com quem a KnowledgeWorks se relacione estão obrigados a informar de ocorrências de incidentes de violação de dados pessoais logo após o respetivo conhecimento do facto.
B. Casos em que a KnowledgeWorks age na qualidade de Subcontratante
Em caso de violação de dados, o RGPD exige ao Subcontratante, que notifique o Responsável pelo Tratamento e a Entidade Reguladora, sem demora injustificada e no prazo máximo de 72 horas após ter tomado conhecimento da violação, exceto nos casos em que seja improvável que tal violação seja suscetível de implicar um elevado risco para os direitos e liberdades dos titulares dos dados.
O processo de gestão de incidentes de segurança e privacidade implementado pela KnowledgeWorks permite garantir que, em caso de violação de dados e sendo exigível comunicação às entidades acima referidas, a mesma será efetuada dentro do prazo exigido.
17. ALTERAÇÕES À POLÍTICA DE PRIVACIDADE
A presente Política de Privacidade poderá ser alterada periodicamente.
Em caso de alteração, será atualizada a data da última revisão e a Politica atualizada ficará disponível no Portal Yo!, no mesmo local.
Caso a revisão desta Política implique uma alteração substancial relativamente à forma como os dados dos Utilizadores são tratados, a KnowledgeWorks notificará os mesmos de tais alterações, aquando do primeiro login posterior às mesmas.
Data da última revisão: 27/12/2023